Setiap transaksi yang
terjadi di perusahaan memerlukan pencatatan. Dalam proses pencatatan ini
memerlukan dokumen atau bukti terjadinya transaksi agar pencatatan mampu
menunjukkan kejadian yang sebenar-benarnya. Berdasarkan bukti transaksi
tersebut harus dicermati agar tidak terjadi kesalahan atau penyelewengan atas
kekayaan perusahaan. Adapun fungsi dari bukti transaksi tersebut adalah sebagai
berikut.
1. Memastikan keabsahan transaksi yang terjadi.
2. Sebagai rujukan atau dokumen atas peninjauan
kembali transaksi (bukti) jika terjadi permasalahan di kemudian hari.
Beberapa bukti transaksi yang biasanya terjadi di
suatu perusahaan yang digunakan sebagai dokumen sumber pencatatan antara lain :
1. Kuitansi atau bukti penerimaan kas,
merupakan dokumen surat tanda penerimaan uang yang ditandatangani oleh
penerimaan uang dan diberikan kepada yang membayar uang tersebut. Bagian kanan
dari lembar kuitansi diberikan kepada pihak yang membayar dan bagian kiri
digunakan sebagai arsip bagi penerima uang.
2. Faktur, adalah bukti pembelian atau
penjualan yang dilakukan secara kredit. Bukti transaksi pembelian biasanya
disebut faktur pembelian demikian pula bukti transaksi penjualan dinamakan
faktur penjualan.
3. Cek, adalah surat perintah tertulis
dari pemegang rekening kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu pada
orang yang namanya tertulis pada surat cek tersebut. Cek diterbitkan oleh suatu
bank, dan diberikan kepada nasabahnya yang mempunyai simpanan dalam jumlah
tertentu di bank tersebut. Jika pengeluaran uang dilakukan dengan cek maka strook yang tertinggal dalam buku cek
dapat digunakan sebagai bukti transaksi.
4. Bilyet
giro, pemilik rekening giro selain menggunakan cek dapat juga menggunakan
bilyet giro sebagai alat pembayaran. Bilyet giro merupakan surat perintah dari
nasabah suatu bank yang bersangkutan untuk memindahbukukan sejumlah uang dari
rekeningnya kedalam rekening pihak yang namanya tertulis pada bilyet giro pada
bank yang sama atau bank lain. Dengan demikian penerima bilyet giro tidak dapat
menerima dalam bentuk uang.